Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại với khách hàng giúp bạn chuyên nghiệp hơn

Trong thời đại kỹ thuật số tăng trưởng như hiện naygiao tiếp qua điện thoại không đơn giản là điều quá mới mẻTuy nhiên liệu bạn có chắc rằng mình đã biết giao tiếp một cách đúng đắn chưa? Việc đấy tưởng chừng cực kì giản đơn nhưng lại đòi hỏi nhiều kỹ năng không thể thiếu. Đặc biệtkhi mà bạn trao đổi với người sử dụngchỉ cần gặp phải một sai lầm nhỏ cũng sẽ khiến họ không thoải mái và rời khỏi cuộc nói chuyện.

Làm thế nào để làm giảm được những tình huống đó? Hãy cùng khám phá những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại phía dưới để khiến bạn trở nên ấn tượng ngay từ phút tiếp tục.

Tổng hợp những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại với khách hàng hiệu quả nhất

Giao tiếp qua điện thoại
Giao tiếp qua điện thoại

Giao tiếp qua điện thoại – Chuẩn bị thông tin trước khi gọi

Khi bạn gọi điện cho người tiêu dùng, việc họ nhấc máy và dành ra thời gian cho cuộc trò chuyện là vô cùng quý báu. Ậm ừ, không biết nói gì sẽ làm mất thời gian của bạn và người nghe. Người sử dụng sẽ cảm nhận thấy không mong muốn tiếp tục trao đổi thông tinthậm chí là tắt máy ngang. Mong muốn hạn chế điều đóbạn cần phải chuẩn bị trước thông tin cần nói, bố trí các cảm hứng ra giấy sao cho hợp lý.

Theo tổng hợp và thống kê, thời lượng “vàng” cho các cuộc gọi là từ 30 giây đến 1 phút trước tiênVì vậybạn nên cân nhắc đưa những ý đặc biệt lên đầu.

Luôn để sổ bút trước mặt

Trước khi giao tiếp với khách hàng, bạn hãy chuẩn bị sẵn một cuốn sổ và cây bút nhằm ghi lại những thông tin quan trọngđồng thời hãy chắc rằng bạn không bỏ lỡ bất kỳ cụ thể nào. Từ đấy, bạn có khả năng hiểu rõ người tiêu dùng để chủ động hỗ trợ các câu hỏi hay câu hỏi thắc mắc của họ. Quan trọng, khi người tiêu dùng chủ động gọi đến, bạn cần khai thác thông tin một bí quyết phong phú nhất để thuận tiện cho các công việc săn sóc hay truyền thông sau này.

Việc ghi chú lại giúp bạn rà soát nội dung hiệu quảthay đổi cuộc nói chuyện một bí quyết hợp lý và dạt được hiệu quả mình muốn.

Chú ý đến thời điểm gọi điện thoại

Để cuộc nói chuyện của bạn thành công thì thời điểm gọi điện thoại là một yếu tố cực kì quan trọng cần chú ý.

Bạn nên hạn chế gọi vào thời gian ngoài giờ làm việc, như sáng sớm, giữa trưa hoặc buổi tối, vì đây là lúc mọi người nghỉ ngơithư giãn và họ sẽ không muốn đón nhận thêm bất cứ nội dung gì. Để nhận kết quả hơn thì bạn cũng không nên gọi vào đầu giờ làm việcTrong khoảng này, toàn bộ mọi người thường tập trung để giải quyết công việc và sẽ cảm nhận thấy bực mình khi mà bạn làm phiền bằng cuộc gọi. Hãy khôn ngoan và lựa chọn các khung giờ phù hợp nhất để gọi điện.

Trong hoàn cảnh người tiêu dùng đề xuất liên hệ vào lúc khác, bạn nên khéo léo hỏi coi khi nào thích hợp để bạn gọi lại.

Xưng danh và nêu mục tiêu cuộc gọi

Khi gọi điện cho người sử dụngđầu tiên bạn phải chào hỏi, xưng danh tính rõ ràng (tên, địa vị hoặc tên công ty) để người nghe biết bạn là ai. Bạn cũng có thể nhắc lại thông tin của người nhận để chắc rằng mình đã gọi đúng.

Việc tiếp đến là bạn phải nêu mục tiêu của cuộc gọi. Điều đấy giúp người nghe nhận hiểu được điều mà bạn sắp nói, cùng lúc đó cũng tạo cho họ một khoảng thời gian để kiểm tra lại những nội dung có sự liên quan.

Biểu hiện thái độ thân thiện, tích cực

Khi giao tiếp qua điện thoại, người sử dụng không thể nhận xét được bề ngoài, tác phong hay cử chỉ của bạn. Điều duy nhất để họ thấy được sự chuyên nghiệp qua cuộc hội thoại chủ đạo là thái độ và giọng điệu. Hãy giữ một giọng nói nhẹ nhàng, truyền cảm giúp mang lại cảm giác dễ chịudễ chịu cho người nghe.

Nói bài bản, dễ hiểu với tốc độ vừa phải

Khi gọi điện để tư vấn, thương lượng với khách hàngbạn cần phải sử dụng từ ngữ dễ hiểu, làm giảm dùng các thuật ngữ chuyên môn hoặc nói xen kẽ 2 ngôn ngữ. Như vậy người sử dụng sẽ cảm thấy khó chịu và không hiểu bạn muốn nói gì hoặc cho rằng bạn là người yêu thích biểu hiện.

Bạn cần phải nói với một tốc độ vừa phải, bài bản để người nghe nắm được thông tin và kịp thu nhận nội dung. Nói nhanh sẽ không giúp tiết kiệm thời gian mà chỉ khiến bạn phải lặp lại lời nói nhiều lần và làm mất nhiều thời gian của cả hai bên.

Không làm việc riêng khi trò chuyện

Khi trò chuyện điện thoại, bạn không nên làm việc riêng, như ăn uống hay lướt website… Ngay cả khi bạn là người nghe. Điều đó sẽ khiến bạn bị xao nhãng và bỏ lỡ thông tindẫn đến cuộc hội thoại có thể sẽ bị gián đoạn.

>>>Xem thêm: Bí quyết kinh doanh online và những điều cần phải biết

Các nguyên tắc và kỹ năng giao tiếp qua đIện thoại

Giao tiếp qua điện thoại
Giao tiếp qua điện thoại

Nâng cao khả năng giao tiếp

Khả năng giao tiếp cũng chính là năng lực phán đoán. Nếu như giao tiếp trực diện có thể quan sát được các sắc thái tình cảm, thần thái qua nét mặt cũng giống như hành độngTuy vậy, khi ăn nói qua điện thoại bạn không hề nhìn thấy mặt người đang nói chuyệnnên rất cần năng lực phán đoán diễn biến thực tế của cuộc nói chuyện. Sau đây chính là 3 yếu tố để tăng cường khả năng giao tiếp:

Một là, đòi hỏi phải có sự tích cực và chủ động trong suốt quá trình giao tiếp;

Hai là, đòi hỏi phải có sự thấu hiểu để cân nhắccảm nhận được những tâm tư, tình cảm của đối tượng mục tiêu giao tiếp;

Ba là, luôn phải có sự linh hoạt để có thể ứng biến nhanh trong các tình huống.

Các nguyên tắc trong giao tiếp

Bạn phải cần ghi nhớ 2 nguyên tắc lớn là: nói chuyện phải hướng tới một đối tượng mục tiêu nào đấy và việc lắng nghe sẽ quyết định đạt kết quả tốt của buổi trò chuyệnChỉ phải lưu tâm những nguyên tắc sau đây, các cuộc trò chuyện qua điện thoại của bạn sẽ trở nên vô cùng thuận lợi.

Nguyên tắc 1:

Câu chuyện phải hướng đến một đối tượng mục tiêu nào đóđối tượng mục tiêu nói chuyện là ai?… Bạn có hiểu rõ về độ tuổi, lập trường của đối tượng mục tiêu hay không? Đối tượng mục tiêu của bạn đang ở trường hợp nào? Họ có bận rộn không? Họ có khả năng nói chuyện bình thường hay họ đang nổi cáu về việc gì đó? Bạn mãi mãi ý thức về đối tượng trò chuyện thì cuộc trò chuyện mới thu được kết quả thực sự tốt đẹp.

Nguyên tắc 2:

Người biết tiếp thu sẽ là người quyết định đạt kết quả tốt của cuộc trò chuyệnTrong thời gian giao tiếp, bạn hết sức chú ý người tiêu dùng, lời nói, đại diện và thái độ của khách hàng. Đặt câu hỏi và lắng nghe, thay đổi cách xử sự vì người tiêu dùng và phải tôn trọng nhân cách người sử dụng.

>>>Xem thêm: Tổng hợp những kỹ năng thuyết phục khách hàng

Các kỹ năng nghe điện thoại

Giao tiếp qua điện thoại
Giao tiếp qua điện thoại

Khi là người nghe điện thoại (tiếp nhận cuộc gọi), bạn cần giữ thái độ niềm nở và tích cực khi giải đáp cuộc gọi. Trên thương trường, thời gian là vàng. Do đó, bạn tuyệt đối không được để đối phương phải chờ đợi lâu. Bởi vì, sự thay đổi tâm lý chúng ta tương tự sự thay đổi sắc màu của những đám mây trên bầu trời vậy. Đừng để chuông đổ quá 3 lần khi mà bạn ở ngay đấy. Nhấc máy ngay ở lần thứ 2 hoặc thứ 3 biểu hiện bạn là người luôn chú trọng hoạt động, tôn trọng người gọi.

Tiếp tục với sự nhiệt tình. 

Cố gắng truyền đạt sự nhiệt tình từ đầu cho đến lúc kết thúc cuộc gọi, chú tâm vào nội dung bạn đang nói. Bạn không cần biểu hiện sự sôi nổi một cách thái quá. Chỉ phải duy trì một thái độ quả quyết. đấy là cách làm thu hút người nghe.

Thái độ cũng như những biểu hiện trên khuôn mặt của bạn có thể được truyền tới đối phương thông qua lời nói. Thái độ của bạn sẽ khiến người gọi cảm nhận được và quyết định có mong muốn nói chuyện với bạn nữa không hay là nói vài ba câu và nhanh chóng cúp máy. Hãy nhấc máy với một tinh thần tích cực, thái độ niềm nở, mỉm cười và xưng tên mình hoặc tên doanh nghiệp cho đối phương biết chính xác.

Luôn luôn cười. 

Thậm chí bạn nghĩ rằng đây chỉ là một cuộc trò chuyện gián tiếp qua điện thoại, thì không thiết yếu thể hiện nụ cười vì họ không thể thấy được, bạn đã lầm. Họ có thể cảm nhận được vẻ mặt tươi cười từ bạn qua giọng điệu. có nhiều chuyên gia lão luyện trong việc giao tiếp với người sử dụng qua điện thoại đã khuyên rằng, nên đặt một chiếc gương trên bàn thực hiện công việc của bạn để nhắc nhở bạn lúc bạn bỏ xót cười khi giao tiếp với người tiêu dùng. Đối với những người thực hiện công việc với người tiêu dùng qua điện thoại cả ngày, thì việc đặt một chiếc gương soi trên bàn làm việc không đơn giản là một ý tưởng tồi.

Cố gắng lắng nghe để tìm được tiếng nói chung với đối phương.

Không phải nghe những khuyết điểm, tiêu cực của đối phương mà cần nghe những ưu điểmcũng như những điểm tích cực ở họ để cảm thấy sự hài hòa tốt nhất. Những người biết tiếp thu cũng luôn hiểu được cách để biến những người không cùng quan điểm trở nên bạn của mình. Mọi sự giao tiếp đều được xuất phát từ những lợi thế cạnh tranh như vậy. Trong thời gian lắng nghe điện thoại, đừng để người gọi độc thoại trong khi bạn chỉ im lặng lắng nghe. Hãy tích cực lắng nghe một cách có nghệ thuật. Thỉnh thoảng chèn vào những từ đệm tương tự như “Vâng, tôi hiểu…” “Ồ, như vậy sao…”, “Dạ…”.

Nghe với thái độ niềm nở, tích cực

Bạn đừng nghĩ khi giao tiếp qua điện thoại đối phương không cảm nhận được vẻ mặt của bạn thì mình muốn cau có, không thoải mái thế nào cũng được. Lời nói sẽ tố cáo toàn bộ cử chỉ, động thái của bạn đóVì thế, khi nhận điện thoại bạn hãy nghe với thái độ niềm nở, tích cực, luôn nở nụ cười vì họ sẽ cảm nhận được thái độ của bạn.

Hạn chế ăn uống khi trò chuyện điện thoại

Khi nói chuyện điện thoại bạn đừng ăn uống bất kỳ thứ gì, bởi điều đấy có thể khiến cho giọng nói của bạn bị thay đổi hoặc tệ hơn có thể khiến cho cuộc nói chuyện bị gián đoạn, một điều cam kết rằng bên kia đầu dây máy sẽ đơn giản nhận ra việc bạn đang ăn uống khi nói chuyện với họ. Điều đấy sẽ khiến đối phương có ấn tượng xấu vì họ nghĩ rằng bạn không tôn trọng họ và không xem trọng cuộc trò chuyện đấy.

Bài viết trên, mình đã chia sẻ tới các bạn kỹ năng giao tiếp qua điện thoại với khách hàng giúp bạn chuyên nghiệp hơn. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết nhé!

>>>Xem thêm: Màu sắc nào sẽ thống trị làng mốt trong năm 2018?

Lộc Đạt-Tổng hợp

Tham khảo: (careerbuilder, edu2review,…)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Hotline: 1800.0096
Nhắn tin facebook Nhắn tin Zalo Group hỗ trợ Facebook